Newsletter Juni 2011 - E-Business  zur Übersicht

E-Business erfolgreich einführen

Ein kleiner Leitfaden…

Bei einer E-Business Einführung sprechen wir nicht von der Installation eines neuen Produkts, sondern von der Veröffentlichung und Automatisierung bestehender Geschäftsprozesse, die bereits im CRM oder ERP System abgebildet sind und täglich gelebt werden. Für eine erfolgreiche E-Business Einführung müssen daher zunächst folgende Fragestellungen beantwortet werden:

• Welches Geschäftsziel verfolge ich?
  Die Lösungsentscheidung der richtigen E-Business Strategie ergibt sich aus dem gesetzten Geschäftsziel. Will ich mein Serviceangebot erweitern, meinen Umsatz durch Online-Verkauf steigern oder durch mein Web-Angebot präsenter sein am Markt? Zwingen mich meine Partner oder die Konkurrenz dazu, mein Portfolio zu erweitern? Aus diesen Fragen ergeben sich die Schwerpunkte des erforderlichen Lösungsszenarios in den Bereichen E-Commerce, E-Marketing oder E-Service.


• Wer sind die Anwender?
  Frühzeitig sollte klar sein, wer die zukünftigen Anwender des E-Business Angebots sind. Dadurch ergibt sich das Anwendungsszenario: Business-to-Business (B2B), Business-to-Consumer (B2C), Business-on-Behalf (BoB) für Händler und Niederlassungen oder interne Mitarbeiter.


• In welchen Phasen soll meine E-Business Strategie umgesetzt werden? Was ist mein langfristiges Ziel, meine langfristige Vision?
  Die langfristige Planung zeigt, welche Ausbaustufen für die Zukunft denkbar sind. Als Weichenstellung sollte dann die Entscheidung für das richtige Backend System (ERP oder CRM) fallen: Will ich einen reinen Verkaufs-Shop oder einen Ersatzteilshop für meine Händler, empfiehlt sich der Einsatz eines ERP Systems. Sollen umfangreiche Marketing- und Service-Funktionalitäten genutzt werden, wäre ein CRM System die richtige Wahl.

Weiterhin sind folgende Aspekte zu beachten:

Das Stammdaten Problem

Bei der Planung einer E-Business Strategie muss bewusst sein, dass bisher rein intern genutzte Daten künftig öffentlich sein werden. Sie sind daher entsprechend zu prüfen und zu pflegen. Nicht selten münden E-Business Projekte zunächst in ein Stammdatenpflege-Projekt, das keinesfalls unterschätzt werden darf. Besonders "kritische" Daten sind unter anderem:

• Produktkatalog
  Die Pflege allgemeiner oder auch kundenindividueller Produktkataloge ist zeitaufwändig und bedarf entsprechender Ressourcen zur Umsetzung - insbesondere wenn grafische Produktkataloge eingesetzt werden.


• Produktbilder
  Bilder werten auf, doch ist der Aufwand zur Erstellung dieser Bilder (falls nicht bereits vorhanden) nicht zu vernachlässigen.


• Produkttexte und Produktinformationen
  Produktbeschreibungen müssen kundengerecht und in allen relevanten Sprachen gepflegt sein. Auch die Pflege von Dokumenten, wie beispielsweise Produktdatenblätter, muss berücksichtigt werden.


• Preise
  Im SAP System findet eine komplexe Preisfindung statt. Es sollte geprüft werden, welche Preiskonditionen man seinen Kunden preisgeben will oder kann. Besondere Rabatte oder Aufschläge sind oftmals Informationen, die man ungern an seine Kunden weitergeben möchte.


• Verfügbarkeit
  Je nach Datenqualität im SAP System ist zu entscheiden, ob die im System vorhandenen Verfügbarkeitsinformationen (Bestandsinformationen) dem Kunden mitgeteilt werden können (bzw. sollen).

Folgen der Automatisierung

Die Umsetzung einer E-Business Strategie in einem Projekt bedeutet, die Geschäftsprozesse öffentlich nutzbar zu machen und zu automatisieren. Automatisierung wiederum bedeutet, dass manuelle Prozesse zukünftig vollständig automatisch oder über einen Workflow ablaufen.  
Ein Beispiel: Ein Kunde bestellt via Fax. Der zuständige Sachbearbeiter tippt die Bestellung in das ERP System ein. Im ERP werden beim Speichern gewisse Routinen zur Prüfung der Bestellung angestoßen. Hierzu gehören die Prüfung der eingegebenen Produktnummern, die Prüfung der Bestellmenge auf Verfügbarkeit, die Prüfung des Kreditlimits des Kunden sowie die Durchführung der Preisfindung. Ist das Kreditlimit des Kunden überschritten, kann der Sachbearbeiter reagieren und mit dem Kunden Rücksprache halten.
Bei einer Online-Bestellung verhält es sich anders. Der Kunde erhält zwar eine individuelle Meldung und die Information, dass er nicht bestellen kann, aber die jetzt notwendigen internen Prozesse müssen erst noch angestoßen werden. Als Folge sollte immer der Gesamtprozess - von der Kundenanmeldung bis zur Lieferung - betrachtet werden, um heikle Punkte der Automatisierung zu finden. Schließlich steckt in der Durchgängigkeit der Prozesse einer der entscheidenden Vorteile einer SAP Lösung.

Unterstützung durch IT und Fachbereich

Früh empfiehlt es sich, sowohl Fachbereich als auch IT ins Boot zu holen und gemeinsam an einem E-Business Lösungsszenario zu arbeiten.
Ein E-Business Projekt bedeutet immer, dass genügend Ressourcen zur Projektabwicklung zur Verfügung gestellt werden müssen. Der Implementierungspartner ist zwar darauf spezialisiert, das E-Business Szenario umzusetzen, braucht aber immer interne Unterstützung, um Fragen der Automatisierung und der Integration schnell beantworten zu können.

Systemlandschaft

Zur Umsetzung des E-Business Szenarios muss die richtige Systemlandschaft eingerichtet werden. Welche Systeme dabei zum Einsatz kommen, entscheidet sich in der Regel aus den bereits vorhandenen und noch benötigten Komponenten. Welche Systemlandschaft schlussendlich die richtige ist, muss in der Planungsphase sorgfältig geprüft werden. Abbildung 1 zeigt exemplarisch den klassischen Systemaufbau:

Sicherheit

Ein wichtiges Thema einer jeden E-Business Strategie ist die Absicherung der internen Systemlandschaft vor ungewollten Zugriffen. Man sollte sich darüber bewusst sein, dass im Rahmen eines E-Business Projekts interne Daten teilweise veröffentlicht werden. Es gilt also, die interne Systemlandschaft nach "außen" zu schützen.

Abbildung 2 zeigt ein beispielhaftes Szenario zur Absicherung der internen Systemlandschaft. Auch hier muss bereits in der Planungsphase eines E-Business Projekts die zukünftige Absicherung sorgfältig analysiert werden.

Projektvorgehen

Professionelles Vorgehen bei einem E-Business Projekt ist Grundvoraussetzung, um in kurzer Zeit die geforderten Ergebnisse zu erzielen. Dafür gibt es zwei verschiedene Ansätze, die beide Ihre Vor- und Nachteile haben:

• Klassischer Projektansatz
  Bei diesem Ansatz werden zunächst alle Anforderungen an die E-Business Strategie in einer Workshop-Phase definiert. Hierbei sind sowohl IT als auch Fachbereich beteiligt. Die Ergebnisse werden schließlich in einem Spezifikationsdokument festgehalten und der Projektplan wird definiert. Beim eigentlichen Projektstart werden schließlich die einzelnen Anforderungen gemäß dem Projektplan umgesetzt. Nach Abschluss der Umsetzung folgen eine Test- und Go-Live Phase, idealerweise mit ein oder zwei Pilotkunden.


• Zyklischer / prototypischer Ansatz
  Beim prototypischen Ansatz beginnt man zunächst mit einer kleinen prototypischen Umsetzung mit wenigen bis gar keinen Anpassungen am System. Anschließend beginnt eine Test- und Evaluationsphase, aus der dann die nächsten Anforderungen hervorgehen. Aus den definierten Anforderungen wird der Prototyp erweitert bzw. angepasst und es beginnt zyklisch wieder eine Testphase. Somit nähert man sich dem Endergebnis in kleinen Schritten. Die Vorteile liegen in der Flexibilität und der schnellen Anbindung eines ersten Testkunden.

Werden all diese Punkte berücksichtigt und bedacht, steht einer erfolgreichen E-Business Einführung nichts mehr im Weg.