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5 Fragen an... die Remote Task-Force bei Sybit

Über dezentral durchgeführte IT-Projekte und wie sie Unternehmen voranbringen

Trotz Digitalisierungsboom sind viele Unternehmen noch nicht darauf vorbereitet, IT-Projekte vollständig remote durchzuführen. Das kann schnell zu lahmenden Prozessen und Wettbewerbsnachteilen führen. Vor allem aber ist die fehlende Organisation von remote-Strukturen eine verpasste Chance. Denn gerade im Bereich IT kann die remote-Arbeit mit höchster Qualität funktionieren – und damit effektiv Projektzeiten beschleunigen und Ressourcen schonen. Die Mitglieder der Sybit-Taskforce zur remote Arbeit verstehen sich deswegen auch in erster Linie als Enabler für bessere Kommunikation, Effizienz und Transparenz in IT-Projekten. Wir haben ihnen fünf Fragen gestellt, wie genau das funktioniert.

Wie genau sieht eure Arbeitsgruppe aus und mit was beschäftigt ihr euch?

Bei Sybit haben wir bereits seit vielen Jahren eine Projektmethodik etabliert, die uns die vollständige remote-Umsetzung von Projekten erlaubt. Unsere Arbeitsgruppe beschäftigt sich damit, wie wir dieses Vorgehen immer weiter verfeinern und perfektionieren können. Dazu haben wir vier Themenfelder identifiziert: Sales und Marketing, Projektarbeit mit dem Kunden, Zusammenarbeit im Team, sowie Technik & Infrastruktur. Jedem Themenfeld ist eine interdisziplinäre Gruppe aus Fachexperten zugeordnet, die stetig analysieren, welche neuen Wege, Konzepte und Tools die entsprechende digitale Zusammenarbeit verbessern können.

Wie setzt Sybit ganz konkret remote-Projekte um?

Wichtig für die dezentrale Zusammenarbeit sind vor allem die optimalen Tools. Hier setzen wir vorwiegend auf Microsoft Teams für Videokonferenzen und Chats, sowie Mural für die kollaborative Zusammenarbeit in Workshop-Situationen. Besonders schön ist hier die Möglichkeit, genau wie vor Ort interaktiv an einer Wand zu arbeiten, inklusive digitaler Stick-Notes. Die Online-Werkzeuge der Atlassian Suite – Confluence nutzen wir dann für die Dokumentation und Jira für die Organisation der Arbeitspakete.

Screenshot Software Mural
C/HANA Mapping Workshop mit mural
Grafik Remote Integrationstests
Microsoft-Teams Set-Up für Integrationstests

Gibt es erste Success Stories? Wie sahen die aus?

Wie gesagt: Remote-Projekte sind für Sybit nichts Neues. Aktuelle Projekte, die beide Seiten in der remote-Frage noch weiter vorangebracht haben, gibt es aber natürlich auch. Wir haben beispielsweise ein Kundenportal samt Ersatzteilshop für einen global agierenden Maschinenbauer im Bereich Verpackungslösungen vollständig mit einem dezentralen Team und agiler Methodik umgesetzt. Die ausgefeilte remote-Methodik machte hier den Erfolg des Projekts, vor allem in der erzielten Geschwindigkeit, erst möglich. Wir haben jüngst einen Storymapping/Persona-Workshop mit einem Global Player in der Beschichtungstechnik durchgeführt, der explizit für seine Interaktivität, Kommunikativität und Ergebnisse gelobt wurde – vor allem dank des Einsatzes des bereits oben erwähnten Tools Mural.

Persona Ernst Müller
mural: Im Workshop erstellte Personas
Persona Team 4 Kunde

Was wollt Ihr in Zukunft noch besser machen?

Während einige Kollegen bereits jahrelange Erfahrung in der Durchführung von Remote-Projekten haben, geht es uns nun vorrangig darum, dieses Wissen auch unternehmensweit auszurollen. Hierbei gilt es, die unterschiedlichen Gewerke unserer Wertschöpfungskette optimal miteinander zu verzahnen. Darüber hinaus versuchen wir, die Home-Office Tätigkeit unserer Mitarbeiter zu optimieren – in dem wir Herausforderungen identifizieren und Unterstützung anbieten. Gerade wenn Teams ohne größere Vorbereitung komplett auf remote umgestellt werden, ergeben sich hier vor allem Fragen für das soziale Gefüge.

Welche Tipps habt Ihr ganz allgemein für die Durchführung von remote-Projekten?

Nach unseren Erfahrungen sind für den Erfolg von remote-Projekten drei Maßnahmen essenziell:

  • Wenn remote, dann konsequent! Ein bisschen remote führt immer zu Informationsverlust. Dezentralisiert also das gesamte Team, indem ihr ausschließlich Online-Tools zur Projektarbeit verwendet: Videokonferenzen zum Austausch, Wikis für Dokumentation, Ticketsysteme für Koordination und Online-Kollaborationstools für gemeinsame Workshops. Das macht es vor allem auch dem Kunden leicht, sich zu involvieren und das gesamte Team als sein eigenes zu begreifen.
  • Kommunikationsfrequenz hochhalten! Sehr wichtig für bessere Online-Meetings: Lasst die Kameras möglichst immer eingeschaltet. Kommunikation funktioniert nicht nur über Worte, sondern eben auch viel über Mimik und Gestik. So kann man Emotionen besser einschätzen und eine persönliche Beziehung zueinander aufbauen. 
  • Dem Team Verantwortung übertragen! Zentralisierte Führungsstile sind Gift in remote-Projekten. Hohe Eigenverantwortung führt hingegen automatisch zu einer höheren Kommunikationsfrequenz und höherem Commitment im Team.

Was können wir für Sie tun?

Sie haben Fragen zu unseren Dienstleistungen oder wünschen ein Beratungsgespräch? Wir sind gerne für Sie da und freuen uns auf Sie. Nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf.

Jennifer Bertsche
Inside Sales
+49 (0)7732 9508-2000
Jennifer Bertsche, Inside Sales Executive, Sybit GmbH
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