SAP Hybris Cloud for Customer bei Koelnmesse

Erfahren Sie in unserer Case Study, wie Koelnmesse mit SAP Hybris Cloud for Customer seine Sales-Prozesse optimiert

SAP Hybris Cloud for Customer-Einführung

Koelnmesse setzt auf transparentes Messemanagement mit SAP Hybris Cloud for Customer

Rund 3 Millionen Besucher und 50.000 Aussteller bringt die Koelnmesse GmbH auf jährlich mehr als 80 Messen und Ausstellungen in der ganzen Welt zusammen. Kernaufgabe des Messegeschäfts ist es längst nicht mehr ausschliesslich, Ausstellerfläche zu vermieten, sondern den Kunden Services rund um den perfekten Messeauftritt von der Anreise über den Standbau bis zu Marketing und Follow-up zur Verfügung zu stellen. Die Digitalisierung der Prozesse und Infrastruktur stehen aktuell im Mittelpunkt der strategischen Ausrichtung des Unternehmens. Mit Sybit hat Koelnmesse den Grundstein dafür gelegt und SAP Hybris Cloud for Customer in eine komplexe IT-Infrastruktur integriert. Das Resultat: schnellere, übersichtliche und flexible Vertriebsprozesse, ein klarer 360°-Blick auf Kunden, Veranstaltungen und Verkaufschancen, effiziente Prozesse bei der Zusammenarbeit mit externen Partnern und ein automatisiertes und innovatives Gebietsmanagement in über 100 Auslandsvertretungen.

„Mit dem AMK Fit Projekt haben wir uns ehrgeizige Ziele gesetzt – unter anderem die SAP Hybris Cloud for Customer-Einführung. Diese konnten wir nur mit einem Partner wie Sybit umsetzen, der die Prozesse ganzheitlich versteht und konsequent mit uns den Weg zu effizienten Vertriebsprozessen und erfolgreichem Messemanagement geht.“

Achim Stolzki, Zentralbereichsleiter IT, Koelnmesse GmbH

Aufgabe

Mit wachsender Anzahl an Messen, Veranstaltungen, Ausstellern, Besuchern und Leistungen war es für die Mitarbeiter aus Marketing, Messemanagement, Vertrieb und Kundenservice notwendig, eine CRM-Lösung einzuführen, die alle damit verbundenen Prozesse nachhaltig unterstützt. Im Laufe der Zeit waren individualisierte Prozesse rund um das Management der Kunden, Messen, Besucher und Partner entstanden, die keine vollständige Transparenz mehr ermöglichten. Für eine Optimierung der Abläufe galt es, mehr als zwei Millionen Kundendaten, Geschäftspartner und damit verbundene Belege sowie Attribute übersichtlich in einem einzigen System darzustellen. Messespezifische Prozesse und Regeln sollten etabliert werden.

Mit Integration an das SAP ERP und das Konfigurationstool HAPLA zur Planung der Messestände sollte der Überblick über alle Angebote, Verkaufschancen und den Status quo der Messen gewährleistet sein. Die Anbindung an SAP Hybris Marketing bzw. SAP HCP war ein Baustein, um massenhafte Anlagen von Belegen in SAP Hybris Cloud for Customer zu ermöglichen.

Eine Herausforderung war die Abbildung des Gebietsmanagements mit mehr als 100 Auslandsvertretungen und einer daraus automatisierten Ableitung der Leads und Opportunities sowie der Kundenverantwortung an die zuständigen Mitarbeiter. Der Aufbau von intuitiv bedienbaren Reportingfunktionen auf Basis von SAP Hybris C4C Analytics und die damit verbundene Darstellung von Echtzeitdaten in Form von Dashboards ergänzen den End-to-End-Prozess aus der Perspektive des Controllings.

Lösung

Weltweite Harmonisierung und Vereinheitlichung aller Daten in ein CRM-System durch Einführung von SAP Hybris Cloud for Customer
Ablösung der bestehenden SAP CRM on Premises Lösung (CRM 4.0)
Datenmigration aus SAP CRM 4.0 und SAP ERP
360°-Blick auf Kunden, Ansprechpartner, Messen, Veranstaltungen und Produkte durch
- Abbildung der Messen in SAP Hybris C4C und Verknüpfung der Messen mit den Ausstellern
- Abbildung der jeweiligen Veranstaltungen zu den Messen mit individualisierten Opportunitytypen differenziert nach Branche und Segment
- Differenzierte Abbildung von nationalen und internationalen Messen
- Abbildung und Verknüpfung der internen Ansprechpartner mit Zuständigkeits- und Vertretungsregelung
- Entwicklung eines Cockpits zur transparenten Darstellung aller relevanten Kundeninformationen
Aufbau eines umfassenden Berechtigungs- und Rollensystems: individuelle Zugriffsrechte abhängig von Messe, Veranstaltung, Region und Branche abgestimmt auf das zu Grunde liegende Gebietsmanagement (automatisiert)
Etablierung des Lead-to-Order-Prozesses für alle Vertriebsbereiche und Rollen
Anbindung SAP ERP, SAP HCP, SAP Hybris Marketing, HAPLA via SAP HCI

„Sybit lieferte die passenden Konzepte für unsere Belange. Darin spiegelte sich ein tiefes Prozess- und Lösungs-Know-how wider, das auch die Stakeholder überzeugte. Aus meiner Sicht war das die Basis für unser erfolgreiches Projekt.“

Achim Stolzki, Zentralbereichsleiter IT, Koelnmesse GmbH

Highlights & Nutzen für den Kunden

Erhöhte Datentransparenz und -qualität
Einheitlicher Vertriebsprozess über alle Systeme
Verkürzte Sales-Zyklen
Integration der Auslandsvertretungen mit automatischer Zuschlüsselung via individuellem Gebietsmanagement
Bessere Planbarkeit der Messen durch Abbildung systemübergreifender Prozesse
Verbesserte Auswertungsqualität der Veranstaltungen
Effiziente End-to-End-Prozesse dank Integration von SAP Hybris C4C, SAP ERP, SAP HCP und SAP Hybris Marketing
Autarke Betreuung des Systems durch Koelnmesse durch Rückführung der individualisierten Prozesse in SAP-Standardstrukturen
Komplette Ablösung von SAP CRM 4.0 durch SAP Hybris Cloud for Customer inklusive Migration von mehr als zwei Millionen Kundendaten in 15 Monaten
Hohe Userakzeptanz dank umfangreiche Schulungen durch Sybit
Transparenz und effizientes Vorgehen mit agiler Projektmethodik

Steckbrief

Koelnmesse GmbH

Die Koelnmesse ist Messeplatz Nr. 1 für zahlreiche Branchen. Besucher und Aussteller aus der ganzen Welt kommen nach Köln, um auf dem sechstgrößten Messegelände der Welt Produkte und Trends zu präsentieren und weltweit Geschäfte zu machen. Die Koelnmesse organisiert und betreut jedes Jahr rund 80 Messen, Ausstellungen, Gastveranstaltungen und Special Events in Köln und in den wichtigsten Märkten weltweit. An den in unterschiedlichem Turnus regelmäßig durchgeführten Veranstaltungen der Koelnmesse nehmen fast 50.000 ausstellende Unternehmen aus 123 Ländern sowie rund 3 Millionen Besucher aus 209 Staaten teil. Rund 2.000 Kongress-Veranstaltungen mit mehr als einer Million Besucher finden darüber hinaus in den Congress-Centren Nord und Ost der Koelnmesse sowie weiteren Kölner Locations statt.

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Marilena Baartz, Business Development

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