KoelnMesse setzt auf transparentes Messemanagement mit SAP Hybris Cloud for Customer

Rund 3 Millionen Besucher und 50.000 Aussteller bringt die Koelnmesse GmbH auf jährlich mehr als 80 Messen und Ausstellungen in der ganzen Welt zusammen. Kernaufgabe des Messegeschäfts ist es längst nicht mehr ausschließlich, Ausstellerfläche zu vermieten, sondern den Kunden Services rund um den perfekten Messeauftritt von der Anreise über den Standbau bis zu Marketing und Follow-up zur Verfügung zu stellen. Die Digitalisierung der Prozesse und Infrastruktur stehen aktuell im Mittelpunkt der strategischen Ausrichtung des Unternehmens. Mit Sybit hat Koelnmesse den Grundstein dafür gelegt und SAP Hybris Cloud for Customer in eine komplexe IT-Infrastruktur integriert. Das Resultat: schnellere, übersichtliche und flexible Vertriebsprozesse, ein klarer 360°-Blick auf Kunden, Veranstaltungen und Verkaufschancen, effiziente Prozesse bei der Zusammenarbeit mit externen Partnern und ein automatisiertes und innovatives Gebietsmanagement in über 100 Auslandsvertretungen.

Mit wachsender Anzahl an Messen, Veranstaltungen, Ausstellern, Besuchern und Leistungen war es für die Mitarbeiter aus Marketing, Messemanagement, Vertrieb und Kundenservice notwendig, eine CRM-Lösung einzuführen, die alle damit verbundenen Prozesse nachhaltig unterstützt. Im Laufe der Zeit waren individualisierte Prozesse rund um das Management der Kunden, Messen, Besucher und Partner entstanden, die keine vollständige Transparenz mehr ermöglichten. Für eine Optimierung der Abläufe galt es, mehr als zwei Millionen Kundendaten, Geschäftspartner und damit verbundene Belege sowie Attribute übersichtlich in einem einzigen System darzustellen. Messespezifische Prozesse und Regeln sollten etabliert werden.

Mit Integration an das SAP ERP und das Konfigurationstool HAPLA zur Planung der Messestände sollte der Überblick über alle Angebote, Verkaufschancen und den Status quo der Messen gewährleistet sein. Die Anbindung an SAP Hybris Marketing bzw. SAP HCP war ein Baustein, um massenhafte Anlagen von Belegen in SAP Hybris Cloud for Customer zu ermöglichen. 

Eine Herausforderung war die Abbildung des Gebietsmanagements mit mehr als 100 Auslandsvertretungen und einer daraus automatisierten Ableitung der Leads und Opportunities sowie der Kundenverantwortung an die zuständigen Mitarbeiter. Der Aufbau von intuitiv bedienbaren Reportingfunktionen auf Basis von SAP Hybris C4C Analytics und die damit verbundene Darstellung von Echtzeitdaten in Form von Dashboards ergänzen den end-to-end-Prozess aus der Perspektive des Controllings.